So läuft ein Fall bei uns, Schritt für Schritt. Zu jeder Stufe bekommst du automatisch eine kurze Statusmail. Du weißt immer, wer gerade dran ist und was als Nächstes passiert, ohne nachzufragen.
Eine Diagnose allein erzählt selten die ganze Geschichte. Für die Risikoprüfung zählen auch Verlauf, Behandlung und der aktuelle Zustand. Wir bringen diese Informationen mit den verwendeten Befunden zusammen und bereiten sie verständlich für die Versicherer auf.
Du bleibst für die Versicherungsberatung, die Tarifauswahl und die Kundenbeziehung zuständig. Wir übernehmen die medizinische Fallaufbereitung und begleiten deinen Kunden durch die dafür nötigen Schritte.
Die ersten drei Schritte schaffen die Grundlage für unsere Zusammenarbeit. Danach nutzt du deine persönlichen Links für neue Kunden. Die neun Fallstufen zeigen dir, was gerade passiert und wer als Nächstes dran ist.
Eine sorgfältige Vorbereitung ersetzt nicht die Entscheidung des Versicherers. Sie schafft eine nachvollziehbare Grundlage für seine Prüfung und für dein anschließendes Gespräch mit dem Kunden, auch wenn eine Annahme nicht möglich ist.
Du buchst online 15 Minuten am Telefon mit Sonja. Wir klären, wie wir arbeiten und ob es passt. Bei Interesse an PKV kommt ein zweiter Termin mit Sarah dazu, 20 Minuten. Die Kennenlerngespräche sind kostenlos und unverbindlich.
Du bekommst per Mail drei Dokumente: Dienstleistungsvertrag, Vertraulichkeitsverpflichtung und Datenschutzinformation. Du unterschreibst, schickst sie zurück und bekommst die Gegenzeichnung.
Du bekommst zwei Links, einen für den BU-Fragebogen und einen für den PKV-Fragebogen, beide mit deiner Maklerkennung. Diese Links gibst du an deine Kunden weiter, so oft du willst. Dazu ein Formular nur für dich, in dem du deine Versicherer und Vermittlernummern hinterlegst. Ab jetzt läuft jeder Fall von selbst an.
Dein Kunde öffnet deinen Link und füllt den Fragebogen aus: Stammdaten, Beruf, Gesundheitsfragen. Er bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem Code, liest die Einwilligung und unterschreibt digital. In diesem Moment entsteht der Fall.
Deine Mail: die Statusmail “Fragebogen ist da” mit deinem persönlichen, passwortgeschützten Ordner-Link, das Passwort kommt in einer getrennten Mail. Im Ordner liegt der Fragebogen als PDF. Dein Kunde bekommt gleichzeitig die Anleitung, wie er seine Patientenakte anfordert. Bleibt er 7 Tage untätig, erinnern wir ihn, nach 14 Tagen informieren wir dich.
Dein Kunde fordert mit unseren Vorlagen seine Unterlagen der letzten zehn Jahre bei Praxen, Krankenkasse und Kliniken an und meldet uns das mit einem Klick. Er bekommt seinen persönlichen Upload-Link, auch hier Link und Passwort getrennt.
Deine Mail: “Patientenakte ist angefordert”. Das Warten auf die Praxen dauert oft Wochen. Nach 14 und nach 28 Tagen erinnern wir deinen Kunden und informieren dich.
Dein Kunde lädt alles hoch und klickt “Ich habe alles hochgeladen”. Wir prüfen die Unterlagen auf Vollständigkeit und Lesbarkeit, fragen bei Lücken direkt beim Kunden nach und bereiten die Akte auf: das Original für dich und eine Fassung ohne direkte Identifikationsdaten für die Risikovoranfrage. Dein Kunde bekommt den Knopf zur Terminbuchung.
Deine Mail: “Unterlagen sind vollständig”.
Dein Kunde bucht sich selbst über Zoho sein Gespräch, 60 Minuten per Video oder Telefon, bei BU mit Marita oder Yvonne, bei PKV mit Yvonne, frühestens zwei Tage im Voraus. Am Vortag erinnern wir ihn. Im Gespräch gehen wir die Gesundheitshistorie gemeinsam durch und klären, was den Versicherern wichtig ist.
Deine Mail: “Gesprächstermin steht” mit Datum und Uhrzeit.
Nur wenn nach dem Gespräch noch etwas fehlt, zum Beispiel ein Arztbericht. Dein Kunde bekommt eine Liste mit seinen Aufgaben, unterschrieben von der Gesprächspartnerin, dazu seinen Upload-Link. Wenn er fertig ist, klickt er “Hausaufgaben erledigt”.
Deine Mail: “Gespräch geführt, es fehlt noch etwas”. Nach 10 Tagen erinnern wir den Kunden, nach 14 Tagen dich. Gibt es keine Hausaufgaben, geht es direkt zu Stufe 6.
Wir bereiten die Gesundheitshistorie und die Risikovoranfrage auf und entfernen direkte Identifikationsdaten. Dein Kunde prüft die finale Gesundheitshistorie und die Angaben der Anfrage und gibt sie vor dem Versand frei.
Deine Mail: “Wir schreiben die Risikovoranfrage”. Dein Kunde erhält die finale Fassung zur Prüfung und Freigabe. Erst danach fragen wir bei den Versicherern an.
Nach der Kundenfreigabe wählen wir anhand der Erkrankungen passende Versicherer aus. Zusätzliche Versichererwünsche von dir oder deinem Kunden berücksichtigen wir. Jede Gesellschaft bekommt eine Antwortfrist, nach 10 Tagen fassen wir nach. Die Voten tragen wir ein, sobald sie kommen: normale Annahme, Zuschlag, Ausschluss oder Ablehnung, jeweils mit den mitgeteilten Bedingungen und Begründungen. Bei ausbleibenden Antworten schließen wir die Anfrage mit Teilergebnissen nur mit deiner Zustimmung ab.
Deine Mail: “Anfragen sind raus” mit den Namen der angefragten Gesellschaften.
Du bekommst die Ergebnisübersicht: alle Gesellschaften mit ihrem Votum in Ampelfarben, das Ergebnis in einem Satz und deine fachliche Ansprechpartnerin mit Telefonnummer, Sonja für BU, Sarah für PKV. Im Ordner erhältst du die finale Gesundheitshistorie mit Quellen, die verwendeten Befunde und die versandte Anfrage. Die Voten fassen wir in der Ergebnisübersicht zusammen; Originalantworten der Versicherer werden nicht ausgehändigt. Verfügbare Unterlagen sind für dich schon während der Bearbeitung zugänglich. Link und Passwort sind dieselben wie am Anfang.
Deine Mail: “Ergebnis liegt vor”. Dein Kunde bekommt: “Dein Ergebnis liegt jetzt bei deinem Makler”. Die Beratung und die Entscheidung für eine Gesellschaft liegen bei dir.
Wir schließen den Fall.
Deine Mail: “Fall abgeschlossen”. Abgerechnet wird einmal im Monat nach tatsächlichem Aufwand, mit einer Monatsübersicht je Makler, der Kundenname steht auf der Rechnung. Wir löschen deine Unterlagen, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Das übernimmt unser System.
